Wat te doen als je een dynamische leeragenda wilt opstellen? Waar te beginnen? Uitgangspunt vormt de vraag:
Waar staan we nu? Wat is er nodig om van huidige situatie te komen tot gewenste situatie?
Zoals eerder gezegd biedt de dynamische leeragenda structuur en houvast, maar is er toch veel ruimte voor flexibiliteit bij het uitvoeren van het stappenplan. De keuzes die hierin gemaakt worden zijn afhankelijk van het doel van het proces, maar natuurlijk ook van praktische zaken, zoals de hoeveelheid beschikbare tijd, de omvang en diversiteit van de groep, en zo meer.
Leervragen kunnen geformuleerd worden door mensen individueel, maar ook in groepjes. Om ieders stem daarbij voldoende tot zijn recht te laten komen is het alleen aan te bevelen de groepen niet te groot te maken; maximaal zo’n zes personen. Ook voor de vervolgstappen en het formuleren van actiepunten geldt dat dit individueel of in groepjes gedaan kan worden. Daarnaast kan het leuk en leerzaam zijn wanneer de leervragen voor verdere uitwerking steeds worden doorgegeven aan een volgende persoon of groep. Een andere optie is alle punten gezamenlijk te bespreken. In elk geval is het mooi als er ruimte is om vanuit verschillende zienswijzen naar het dilemma te kijken en daardoor een grote variatie aan mogelijke oplossingen en acties te genereren.
Ga ervan uit dat het formuleren van leervragen zeker een uur tijd vergt. Voor het formuleren van concrete actiepunten geldt hetzelfde. Als er veel tijd beschikbaar is (bijvoorbeeld op een heidag) kunnen alle stappen vanaf het formuleren van een leervraag tot en met het bedenken van concrete actiepunten achter elkaar doorlopen worden, maar dit kan ook over meerdere bijeenkomsten verdeeld worden. Dit gunt de monitor ook meer tijd om de leervragen –desgewenst– verder aan te scherpen en samen te voegen tot één dynamische leeragenda.
Stap 1: Vaststellen onderwerp / uitdaging
Het eerste dat moet gebeuren is het kiezen van het onderwerp dat centraal komt te staan in de leervraag. Daarbij is het belangrijk dat mensen een onderwerp kiezen dat wat hen betreft (de hoogste) prioriteit heeft. Omdat het lastig is, met name wanneer in een groep gewerkt wordt, “vanuit het niets” een onderwerp te kiezen kan het handig zijn ieders voorkeuren eerst helder in kaart te brengen. Dit kan bijvoorbeeld door het maken van een mindmap, het werken met post-its, of door mensen eerst een lijstje met onderwerpen te laten opschrijven. Op basis hiervan kan makkelijker gekozen worden wat volgens die persoon of groep voorrang verdient.
Bijvoorbeeld: Fysiologische benadering zwangerschap en baring
Belangrijk is dat mensen proberen het dicht bij zichzelf te houden, door een uitdaging te kiezen die henzelf aangaat, en waarop zij ook zelf actie kunnen ondernemen om dichterbij het doel te komen. Dat betekent niet dat zij het probleem in hun eentje moeten kunnen oplossen, maar wel dat zij een van de partijen zijn die hieraan kunnen bijdragen.
Stap 2: Formuleren globale vraag
De volgende stap is om de gekozen uitdaging te formuleren in de vorm van een vraag.
Bijvoorbeeld: Hoe kan er meer vertrouwen komen in de fysiologie van zwangerschap en baring?
Stap 3: Vraag aanscherpen tot leervraag
De richting is nu bepaald, maar nadere uitwerking is nog nodig om de vraag ook echt aan te scherpen tot een leervraag. Een leervraag heeft een dilemma in zich; een visie –wat wil ik bereiken– gecombineerd met een barrière –wat staat dit nu nog in de weg– en is gericht op het oplossen van een ingewikkeld of hardnekkig probleem.
Leervraag = visie + barrière
Hoe die leervraag eruit moet komen te zien wordt inzichtelijker en specifieker door te proberen de volgende serie hulpvragen te beantwoorden.
Hulpvragen:
- Wat is het lastige deel van de vraag?
- Wie zijn er betrokken bij de oplossing van deze vraag?
- Wie moet zijn/haar gedrag veranderen?
- Wat is nodig om hem/haar te motiveren?
- Wie is/zijn eigenaar van het probleem?
- Wat wil je bereiken?
Naast deze hulpvragen zijn er ook hulpwoorden die het formuleren van een leervraag kunnen vergemakkelijken, omdat daarin al besloten ligt dat het gaat om een dilemma of tegenstrijdigheid. Hieronder een aantal voorbeelden; uiteraard staat het iedereen vrij hierop andere varianten te bedenken.
Hulpwoorden:
- … gegeven dat…
- … terwijl…
- … zonder dat…
En zo kan bijvoorbeeld de volgende leervraag tot stand komen:
Wat kan ik als zorgverlener doen om ervoor te zorgen dat cliënten meer vertrouwen krijgen in de fysiologie van zwangerschap en baring, gegeven dat de maatschappelijke tendens is dat deze processen in toenemende mate gemedicaliseerd worden?
De monitor kan eventueel ondersteuning bieden bij het formuleren van de leervragen. Ook kan gekozen worden voor een centrale terugkoppeling en aanscherping van de leervragen, onder leiding van de monitor. In elk geval moeten de leervragen uiteindelijk allemaal door de monitor verzameld kunnen worden, zodat deze ze kan samenvoegen tot één dynamische leeragenda.
Stappenplan formuleren actiepunten
Wanneer eenmaal duidelijk is wat de leervragen zijn is het tijd om te werken aan het maken van de verstaalslag naar concrete actiepunten. De leervragen maken duidelijk welke doelen worden nagestreefd en wat het bereiken daarvan in de weg staat. Die doelen kunnen onbereikbaar lijken, door barrières die opgeworpen worden door factoren die buiten je macht of invloed lijken te liggen. De vervolgstappen draaien daarom juist om het bedenken van acties die de betrokkenen wél zelf kunnen ondernemen, om zo barrières te slechten en stappen te zetten die de beoogde doelen dichterbij te brengen. Het dilemma uit de leervraag moet daarvoor verder “ontleed” worden, om er zo, in overzichtelijke en haalbare stappen, actie op te kunnen ondernemen.
Zoals gezegd kunnen de hierna beschreven stappen uitgewerkt worden door de persoon of groep die de leervraag zelf geformuleerd heeft. Maar het kan ook toegevoegde waarde hebben om een leervraag vanuit zoveel mogelijk verschillende zienswijzen te benaderen. Dit kan bijvoorbeeld door de leervraag bij elke stap door te geven aan een volgende persoon of groep. Een andere mogelijkheid is om per stap meerdere rondes in te plannen.
Stap 1: Formuleren moeilijkheden
Deze stap draait om het beantwoorden van de vraag: Wat is het moeilijke in deze leervraag? Wat staat het bereiken van het doel in de weg? Voel je niet geremd en schrijf vooral alles op wat je te binnen schiet, dat komt het inzicht alleen maar ten goede.
Stap 2: Formuleren mogelijke oplossingen
Deze stap draait om het beantwoorden van de vraag: Wat zijn mogelijke oplossingen waardoor deze moeilijkheden / barrières weggenomen kunnen worden?
Stap 3: Vaststellen concrete actie
Actie
Deze stap draait om het beantwoorden van de vraag: Wat zou ik / zouden wij kunnen doen om deze barrières weg te nemen en een volgende stap te zetten op weg naar verwezenlijking van ons doel? Probeer dus te zoeken naar actiepunten die echt haalbaar zijn. Lijkt iets nog te groot of onrealistisch? Zoek dan naar de tussenstappen die blijkbaar eerst nog nodig zijn. Het helpt om hierbij een redelijk korte termijn voor ogen te houden; dus om je af te vragen wat je nu direct zou kunnen doen, of de komende werkweek of -maand.
“Eigenaar”
Als eenmaal duidelijk is welke acties er ondernomen moeten worden, is het goed hieraan –uiteraard in overleg– ook een “eigenaar” te verbinden; iemand die er verantwoordelijk voor is dat de actie daadwerkelijk uitgevoerd wordt.
Planning
Ook zinvol is het aan alle acties een planning te koppelen, zodat voor iedereen duidelijk is wanneer iets wordt uitgevoerd, hoe lang dat zal duren en dus ook wanneer deze geëvalueerd kan worden en eventuele vervolgstappen gezet kunnen worden.
Wanneer dit allemaal duidelijk is afgesproken kan de monitor deze informatie verwerken op de dynamische leeragenda. De leervragen worden aangevuld met de bijbehorende actiepunten, eigenaar en planning. Dit kan er als volgt uitzien:
| A. Hoe kunnen wij zorg verlenen waarin iedere discipline in zijn eigen kracht blijft staan, zonder dat dit in de weg staat dat lijnen vloeiend in elkaar overlopen en cliënten zowel inhoudelijk als organisatorisch een drempelloos systeem ervaren? | ||
| Actie | Eigenaar | Planning |
| actie x | Freek | 13/4/2015 – 15/52015 |
| actie y | Mila | 26/6/2015 |
En dan verder
Uitvoering
Hierna is het moment aangebroken om deze actiepunten daadwerkelijk uit te gaan voeren.
Evaluatie
Het werkdocument met de leervragen en daaraan gekoppelde actiepunten vormt de basis om bij elk volgend overleg de stand van zaken en voortgang te bespreken. Zo wordt duidelijk of de actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd, of de planning op schema loopt en of het tijd is voor nieuwe acties. Op basis hiervan werkt de monitor de dynamische leeragenda steeds bij.
Bijstellen DLA
Na verloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld elk half jaar, is het zinvol om niet alleen de actiepunten op de dynamische leeragenda te checken, maar ook de dynamische leeragenda als geheel te evalueren. Zo kan blijken dat door de ondernomen acties een doel is bereikt en een leervraag dus niet meer relevant is. Ook kan het zijn dat een leervraag beter anders geformuleerd kan worden, of dat zich in de actuele situatie nieuwe dilemma’s voordoen die vragen om toevoeging van nieuwe leervragen. Om dit goed te kunnen doen moet dus periodiek een overlegmoment ingepland worden dat ruimte laat voor uitvoeriger reflectie op de voortgang van het proces. Op basis daarvan kan de monitor de dynamische leeragenda weer bijstellen.