Reflexieve Monitoring in Actie (RMA) ‘heeft als hoofddoel leerprocessen te bevorderen in projecten die mikken op systeeminnovatie’[1]. Deze methodiek is ontwikkeld door onderzoekers van de Wageningen Universiteit en Vrije Universiteit. In het boek Reflexieve Monitoring in Actie, handvatten voor de monitoring van systeeminnovatieprojecten wordt de methodiek uitvoerig en helder uiteengezet. Bij het schrijven van deze ‘toolbox’ is hier dan ook dankbaar gebruik van gemaakt[2].
Complex aan processen die een systeem als geheel hopen te veranderen, is dat er veel verschillende factoren van invloed zijn. Zoals in de geboortezorg heel duidelijk te zien is, is de organisatie daarvan –en daarmee eventuele veranderingen daarin– niet alleen een “interne” aangelegenheid, maar zijn ook maatschappelijke en institutionele structuren, handelswijzen en denkbeelden van (grote) invloed. Die complexiteit maakt ook dat verbetering op het ene punt soms hand in hand kan gaan met verslechtering op een ander gebied.
De monitoring richt zich enerzijds op het helder krijgen van doelen en verwachtingen op de lange termijn, en anderzijds op het in kaart brengen van factoren die het bereiken daarvan (nog) in de weg staan. Wanneer dit eenmaal duidelijk gedefinieerd is, wordt het ook mogelijk om concrete acties te formuleren, gericht op het wegnemen van barrières en het dichterbij brengen van het beoogde doel. Reflexieve Monitoring in Actie is zodoende ‘een actiegerichte vorm van monitoring. De activiteit van monitoring zelf is namelijk niet een aparte activiteit, maar een integraal onderdeel van het proces’[3]. Door dit proces gestructureerd vorm te geven kunnen op korte termijn en stapsgewijs acties ondernomen worden, zonder dat het doel op de lange termijn buiten beeld verdwijnt.
Cyclisch proces
Het proces van Reflexieve Monitoring in Actie verloopt volgens een vaste cyclus van: waarneming, analyse, reflectie en aanpassing van activiteiten. De waarneming is gericht op het in kaart brengen van de situatie waarin het project zich bevindt ‘in relatie tot wat zich in het huidige of juist het beoogde systeem afspeelt’[5]. Een manier om hierin inzicht te krijgen is het lezen van documenten, zoals visiedocumenten, projectdocumenten, of documenten waarin doelstellingen beschreven worden. Veel kan bovendien geleerd worden door participerende observatie, bijvoorbeeld door middel van het bijwonen en nauwlettend observeren van bijeenkomsten van een VSV, team of projectgroep. Ook het doen van interviews kan veel inzicht bieden in de situatie en de perspectieven van de verschillende betrokkenen daarop. Om de waarnemingen te structureren is het van belang deze daarna ook te analyseren. Daardoor wordt duidelijker wat de grote lijnen zijn en waar de belangrijkste aandachtspunten zitten. Dit vormt op zijn beurt de basis voor het reflecteren. Dit kan gedaan worden door bepaalde groepsleden, maar ook door alle deelnemers gezamenlijk. Verder kan het schriftelijk, maar ook mondeling gedaan worden, hetzij als onderdeel van een regulier overleg, hetzij in een aparte bijeenkomst. Op basis van deze reflectie kan ook duidelijk worden of lopende activiteiten binnen het project in de gewenste richting wijzen en of er behoefte is aan aangepaste of nieuwe projectactiviteiten.
Na deze stap breekt weer een nieuwe fase van waarneming in de cyclus aan. Door de gehele cyclus steeds opnieuw te doorlopen blijft het verband tussen doelen en acties voortdurend zichtbaar, en kunnen deze bovendien steeds bijgesteld of aangevuld worden, als daaraan behoefte is.
‘Bij elk van deze stappen staat de relatie tussen het project en het omringende of juist het beoogde systeem centraal. Alle activiteiten van monitoring worden zoveel mogelijk ingebed in het project door:
- Ze aan te laten sluiten bij projectactiviteiten of zelfs te beschouwen als projectactiviteiten en
- Te zorgen dat ze gedragen worden door de deelnemers van het project.’[6]
De cyclus als geheel kan in een heel kort tijdsbestek doorlopen worden, bijvoorbeeld door in een dagdeel: een discussie tussen betrokkenen te faciliteren en observeren, deze direct daarop volgend (op hoofdlijnen) te analyseren, deze analyse meteen daarna terug te koppelen en hierop te reflecteren en daarbij direct ook in kaart te brengen welke acties ondernomen kunnen worden. Maar de cyclus kan ook ingezet worden in een proces van maanden, of zelfs jaren, waarin de onderdelen stap voor stap uitgevoerd worden.
Rol monitor
Binnen het onderzoek Noordwest Nederland Op Eén Lijn vervulden de onderzoekers de rol van monitor. Als een VSV, team of projectgroep zelf met deze aanpak aan de slag wil kan gekozen worden voor het aanstellen van een externe monitor, maar deze rol kan ook vervuld worden door een lid van de groep. In ieder geval moet een –voor alle deelnemers– duidelijke rolverdeling afgesproken worden, waarin één persoon de rol van monitor op zich neemt. Diegene moet hier dan ook tijd en mandaat voor krijgen. Dat neemt niet weg dat de betrokkenheid van alle leden van de groep van belang is voor het slagen van het (verander-)proces. In die zin wordt dus van iedereen inspanning verwacht en spelen alle groepsleden een rol van betekenis.
Gestructureerd maar flexibel
Tot slot is belangrijk te benadrukken dat, hoewel de te doorlopen fasen binnen Reflexieve Monitoring in Actie duidelijk gedefinieerd zijn, de aanpak daarbinnen niet vastomlijnd, maar flexibel vorm te geven is. Bij het maken van keuzes hierin gaat het er vooral om steeds voor ogen te houden wat het doel is en welke aanpak hierbij het best aansluit. ‘Elke activiteit in het kader van monitoring is tegelijkertijd een interventie om reflecteren en leren gericht op systeeminnovatie te bevorderen’[7]. Omdat het onderzoek Noordwest Nederland Op Eén Lijn gericht was op het in kaart brengen en stimuleren van de samenwerking binnen VSV’s, is er daarin bewust voor gekozen groepsleden gezamenlijk, en bij voorkeur ook interdisciplinair, te laten reflecteren. De reflectiesessies boden zodoende inzicht in deze samenwerking, maar droegen bovendien zelf bij aan het bevorderen daarvan. Dat dit door de deelnemers ook echt zo ervaren is blijkt mooi uit deze uitspraak, gedaan door een zorgverlener tijdens een reflectiesessie:
‘Dit is wel de eerste keer dat ik meemaak dat we tijdens het VSV echt met elkaar in gesprek gaan over hoe we met elkaar dit probleem willen aanpakken. En ik merk dat dat an sich al bijdraagt aan het vertrouwen tussen alle partijen, omdat je toch wel merkt dat iedereen uiteindelijk werkt met dezelfde intentie, namelijk het verbeteren van de zorg voor de zwangere patiënt.’
Voetnoten
[1] Van Mierlo et al., 2010, p.35
[2] Het gehele boek is onder meer te vinden via: http://www.transitiepraktijk.nl/files/RMA_Handboek_def(2).pdf
[3] Van Mierlo et al., 2010, p.11
[4] Van Mierlo et al., 2010, p.19
[5] Van Mierlo et al., 2010, p.19
[6] Van Mierlo et al., 2010, p.18
[7] Van Mierlo et al., 2010, p. 15