In het onderzoek Noordwest Nederland Op Eén Lijn is met ieder deelnemend VSV een eigen dynamische leeragenda opgesteld. In de eerste reflectiesessie binnen het project werden interdisciplinaire groepen van vier à zes zorgverleners gevormd, die hiermee gezamenlijk aan de slag gingen. Het kan, zeker wanneer er in groepen wordt gewerkt, lastig zijn om “vanuit het niets” te beginnen en direct een onderwerp te kiezen dat daadwerkelijk voor iedereen prioriteit heeft. In de eerste reflectiesessie binnen het onderzoek is daarom eerst een mindmap gemaakt rond het thema ‘optimale geboortezorg waarbinnen de cliënt centraal staat’. Deze mindmap bracht visies en daarbij ervaren barrières rond dit thema in kaart. Op basis daarvan selecteerden de groepen gezamenlijk een onderwerp om een leervraag over te formuleren.
De ervaring uit het onderzoek leert dat het formuleren van een leervraag de eerste keer een nogal abstracte aangelegenheid lijkt. Deze eerste stap is daarom vaak de moeilijkste om te zetten. De monitor kan hierin een belangrijke ondersteunende rol spelen; iets wat binnen het project door de onderzoekers is gedaan. Wat vaak gebeurt, is dat de leervraag die in eerste instantie geformuleerd wordt niet het complete dilemma verwoordt, maar slechts een deel daarvan. Zo staat in dit voorbeeld wel het uiteindelijke doel dat wordt nagestreefd, maar niet de barrière die dat belemmert:
Hoe kunnen we op een goede manier met elkaar communiceren?
Daarom zijn hulpvragen opgesteld, die helpen om een compleet beeld te krijgen van alle factoren die een rol spelen in de leervraag. Door die te beantwoorden wordt duidelijker wat de “ingrediënten” van de leervraag zijn en wordt het makkelijker een volledige leervraag te formuleren. De groep die in eerste instantie tot bovenstaande vraag kwam, kon deze aan de hand van de hulpvragen verder uitwerken. Zo kwamen de VSV-leden tot deze leervraag:
Hoe kunnen we bewerkstelligen dat niemand binnen het VSV een blokkade voelt om open te communiceren / te overleggen met elkaar, om het vertrouwen binnen het VSV te kunnen optimaliseren?
De monitor kan eventueel helpen om een vraag nog verder aan te scherpen en te specificeren. Dit kan door als monitor in gesprek te gaan met degene die de leervraag formuleert, maar ook door er later nog naar te kijken. Belangrijk daarvoor is om de tussenstappen steeds goed te laten documenteren. Door de antwoorden op de hulpvragen op te laten schrijven is ook na afloop nog zichtbaar wat de elementen van de leervraag moeten zijn. Zo kon bovenstaande leervraag door de onderzoekers later nog verder worden uitgewerkt, op basis van wat de groep had opgeschreven in antwoord op de hulpvragen. Uiteindelijk leverde dat deze leervraag op:
Hoe kunnen we zodanig vertrouwen tot stand brengen binnen en tussen de lijnen, dat mensen zich vrij voelen om open met elkaar te communiceren en zodoende de samenwerking en dus de geboortezorg als geheel te verbeteren, gegeven dat vertrouwen vooral een individuele gevoelskwestie is?
De leervragen worden door de monitor verzameld en samengevoegd tot één dynamische leeragenda. De leervragen krijgen daarbij een nummer of letter. Dit is het document waarmee in het vervolg gewerkt wordt. Door de dynamische leeragenda in elk overleg van het VSV of team door te nemen kan systematisch bekeken worden of er op een leervraag al actie ondernomen wordt of genomen moet worden. Goed is om aan actiepunten ook een eigenaar en tijdsplanning te koppelen, zodat voor iedereen duidelijk is wie de actie onderneemt of coördineert en op welk moment of in welke periode deze ondernomen wordt.
Omdat gedurende het proces vragen opgelost worden en nieuwe vragen kunnen ontstaan is het van belang om periodiek een evaluatiemoment in te plannen. Vragen die niet meer relevant zijn kunnen dan verwijderd worden en nieuwe vragen kunnen worden toegevoegd. Omdat de dynamische leeragenda een werkdocument is dat voortdurend wordt bijgesteld, is het belangrijk deze steeds een datum of nummer te geven, zodat altijd duidelijk is om welke versie het gaat.
Tot slot
Het onderzoek Noordwest Nederland Op Eén Lijn, en ook ander onderzoek waarin met de dynamische leeragenda wordt gewerkt, leert dat het formuleren van een goede, bruikbare leervraag vaak niet als makkelijk wordt ervaren. Juist de eerste stappen kunnen abstract lijken en vergen bovendien best wat tijd. Maar de ervaring leert ook dat de dynamische leeragenda, wanneer eenmaal opgesteld en geïntegreerd in het proces, er juist aan bijdraagt dat visies en knelpunten helder in beeld blijven, en daardoor het ondernemen van concrete actie daarop juist vergemakkelijkt.
Dat geldt in het bijzonder voor projecten die een lange doorlooptijd hebben; bij uitstek een kenmerk van veranderprocessen in de geboortezorg. In het volgende hoofdstuk wordt daarom een concreet stappenplan uiteen gezet om VSV’s, teams of projectgroepen te helpen zelf aan de slag te gaan met het opstellen van een dynamische leeragenda en het toewerken naar concrete actiepunten.